Article 24
in forceThe exercise of the office of civil-law notary
The civil-law notary is obliged to keep records of his office assets and of all matters concerning his professional activities, including the management of third-party funds, whether or not falling under Article 25, in accordance with the requirements arising from these activities, and to preserve the corresponding books, documents, and other data carriers in such a manner that his rights and obligations can be ascertained easily at any time.
The provisions of the preceding paragraph shall apply mutatis mutandis to the private assets of the civil-law notary, including the assets of a community of property in which he is married.
Regulations may be established by ordinance regarding the manner in which business and private records must be organized, maintained, and preserved.
The civil-law notary shall submit a report to the Bureau within four months after the end of each financial year regarding both the office assets and his private assets. With regard to the office activities, the report shall contain a profit and loss account. The report shall be accompanied by a statement or notification issued by an accountant as referred to in Article 393, paragraph 1, of Book 2 of the Civil Code. The period for submission of the report may, at the request of the civil-law notary, be extended by the Bureau by a maximum of two months on the basis of special circumstances. A decision on the request shall be made within four weeks after receipt thereof.
Rules shall be established by regulation of Our Minister concerning the manner of submission and the content of the report and of the statement or notification, respectively, referred to in the fourth paragraph, as well as the content and manner of submission of other data to the Bureau.
The civil-law notary is obliged to preserve the books, documents and other data carriers referred to in paragraphs 1 and 2, concerning his office and private administration, for the period referred to in Article 10, paragraph 3, of Book 2 of the Civil Code. Article 10, paragraph 4, of Book 2 of the Civil Code shall apply.
De notaris is verplicht van zijn kantoorvermogen en van alles betreffende zijn werkzaamheden, daaronder begrepen het beheer van gelden van derden al dan niet vallend onder artikel 25, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde op eenvoudige wijze zijn rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.
Het in het vorige lid bepaalde is van overeenkomstige toepassing op het privé-vermogen van de notaris, daaronder mede begrepen het vermogen van een gemeenschap van goederen waarin hij is gehuwd.
Bij verordening kunnen voorschriften worden vastgesteld ten aanzien van de wijze waarop de kantoor- en privé-administratie moeten worden ingericht, bijgehouden en bewaard.
De notaris dient binnen vier maanden na afloop van elk boekjaar een verslag in bij het Bureau ten aanzien van zowel het kantoorvermogen als ten aanzien van zijn privé-vermogen. Voor wat betreft de kantoorwerkzaamheden bevat het verslag een winst- en verliesrekening. Het verslag gaat vergezeld van een verklaring danwel mededeling die is afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De termijn voor indiening van het verslag kan op verzoek van de notaris door het Bureau op grond van bijzondere omstandigheden worden verlengd met ten hoogste twee maanden. Op het verzoek wordt beslist binnen vier weken na ontvangst ervan.
Bij regeling van Onze Minister worden regels gesteld betreffende de wijze van indiening en de inhoud van het verslag en van de verklaring respectievelijk mededeling, bedoeld in het vierde lid, alsmede de inhoud en wijze van indiening van overige gegevens aan het Bureau.
De notaris is verplicht de in de leden 1 en 2 bedoelde boeken, bescheiden en andere gegevensdragers betreffende zijn kantoor- en privé-administratie gedurende de in artikel 10, derde lid, van Boek 2 Burgerlijk Wetboek bedoelde termijn te bewaren. Artikel 10, vierde lid, Boek 2 Burgerlijk Wetboek is van toepassing.