Article 33
in forceProvisions regarding the retention of supporting documents and training · § Retention of evidence
An institution that has conducted customer due diligence pursuant to this Act, or with which a client has been introduced in accordance with the procedure of Article 5, shall record in an accessible manner the documents and data used for compliance with the provisions of Article 3, paragraphs two up to and including four, Article 3a, paragraph one, Article 6, paragraphs one and two, Article 7, paragraph two, and Article 8, paragraphs three, four, six, seven and nine.
The documents and data referred to in the first paragraph shall include at least:
of natural persons, other than ultimate beneficial owners as referred to in Article 1, paragraph 1:
the surname, the given names, the date of birth, the address and the place of residence, or the place of establishment of the client as well as of the person acting on behalf of that natural person, or a copy of the document containing a personal identification number by means of which the verification of the identity has taken place;
the nature, the number, and the date and place of issuance of the document by means of which the identity has been verified;
of natural persons, being ultimate beneficial owners as referred to in Article 1, paragraph 1:
the identity, including at least the surname and first names of the ultimate beneficial owner; and
the data and documents gathered on the basis of the reasonable measures taken to verify the identity of the ultimate beneficial owner;
of companies or other legal entities:
the legal form, the statutory name, the trade name, the address including house number, the postal code, the place of establishment and the country of the statutory seat;
if the company or other legal entity is registered with the Chamber of Commerce, the registration number at the Chamber of Commerce and the manner in which the identity has been verified;
of those acting on behalf of the company or legal entity in the establishment: the surname, the given names and the date of birth.
of trusts or other legal arrangements:
the purpose and nature of the trust or other legal arrangement;
the law governing the trust or other legal arrangement.
An institution shall retain the data referred to in the first and second paragraphs in an accessible manner for a period of five years after the time of termination of the business relationship or for a period of five years after the execution of the relevant transaction.
An institution shall possess systems that enable it to respond promptly and fully to requests from the Financial Intelligence Unit and the supervisory authority, including:
the question of whether she maintains a business relationship with a specific client or has maintained one during a period of five years preceding the petition;
questions regarding the nature of the relationship with the intended client.
The systems referred to in the fourth paragraph shall provide for secure channels that guarantee the confidentiality of the petitions referred to in that paragraph.
Een instelling die op grond van deze wet cliëntenonderzoek heeft verricht, of bij wie een cliënt is geïntroduceerd conform de procedure van artikel 5, legt op opvraagbare wijze de documenten en gegevens vast die zijn gebruikt voor de naleving van het bepaalde in artikel 3, tweede tot en met vierde lid, artikel 3a, eerste lid, artikel 6, eerste en tweede lid, artikel 7, tweede lid, en artikel 8, derde, vierde, zesde, zevende en negende lid.
Onder de documenten en gegevens, bedoeld in het eerste lid, zijn ten minste begrepen:
van natuurlijke personen, niet zijnde uiteindelijk belanghebbenden als bedoeld in artikel 1, eerste lid:
de geslachtsnaam, de voornamen, de geboortedatum, het adres en de woonplaats, dan wel de plaats van vestiging van de cliënt alsmede van degene die namens die natuurlijke persoon optreedt, of een afschrift van het document dat een persoonidentificerend nummer bevat en aan de hand waarvan de verificatie van de identiteit heeft plaatsgevonden;
de aard, het nummer en de datum en plaats van uitgifte van het document met behulp waarvan de identiteit is geverifieerd;
van natuurlijke personen, zijnde uiteindelijk belanghebbenden als bedoeld in artikel 1, eerste lid:
de identiteit, waaronder ten minste de geslachtsnaam en voornamen van de uiteindelijk belanghebbende; en
de gegevens en documenten die zijn vergaard op basis van de redelijke maatregelen die zijn genomen om de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende te verifiëren;
van vennootschappen of andere juridische entiteiten:
de rechtsvorm, de statutaire naam, de handelsnaam, het adres met huisnummer, de postcode, de plaats van vestiging en het land van statutaire zetel;
indien de vennootschap of andere juridische entiteit bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd, het registratienummer bij de Kamer van Koophandel en de wijze waarop de identiteit is geverifieerd;
van degenen die voor de vennootschap of juridische entiteit bij de instelling optreden: de geslachtsnaam, de voornamen en de geboortedatum.
van trusts of andere juridische constructies:
het doel en de aard van de trust of andere juridische constructie;
het recht waardoor de trust of andere juridische constructie wordt beheerst.
Een instelling bewaart de in het eerste en tweede lid bedoelde gegevens op toegankelijke wijze gedurende vijf jaar na het tijdstip van het beëindigen van de zakelijke relatie of gedurende vijf jaar na het uitvoeren van de desbetreffende transactie.
Een instelling beschikt over systemen die haar in staat stellen onverwijld en volledig te reageren op vragen van de Financiële inlichtingen eenheid en van de toezichthoudende autoriteit, waaronder:
de vraag of zij met een bepaalde cliënt een zakelijke relatie onderhoudt of gedurende een periode van vijf jaar voorafgaand aan het verzoek heeft onderhouden;
vragen over de aard van de relatie met de bedoelde cliënt.
De systemen, bedoeld in het vierde lid, voorzien in beveiligde kanalen die de vertrouwelijkheid van de in dat lid bedoelde verzoeken waarborgen.