Article 29
in forceThe exercise of the office of civil-law notary
A civil-law notary (notaris) or an assistant civil-law notary (toegevoegd notaris) may be appointed as a substitute (waarnemer). A junior civil-law notary (kandidaat-notaris) may be appointed as a substitute if they meet the requirements of Article 6, first and second paragraphs, parts b, under 1° and 2°, and c, and have been employed for an average of at least 21 hours per week per year under the responsibility of a civil-law notary or a substitute during the two years immediately preceding their petition for appointment, or have held the office of civil-law notary during that period. By way of derogation from the foregoing, a junior civil-law notary may be appointed as a substitute in the cases referred to in Article 28, parts a and b, if they have completed at least three years of the traineeship referred to in Article 31, and have been employed for an average of at least 21 hours per week under the responsibility of a civil-law notary or a substitute during the last year preceding the appointment as substitute, or have held the office of civil-law notary during that period. A junior civil-law notary who has already been appointed as a substitute pursuant to the second paragraph is not required to satisfy the requirement of Article 6, second paragraph, part c, again in the event of an appointment as a substitute for another civil-law notary. The office of civil-law notary may only be exercised by a person who has not yet reached the age of seventy.
At the request of a civil-law notary, the chair of the Chamber for the Notarial Profession (kamer voor het notariaat) shall appoint one or more civil-law notaries, junior civil-law notaries (toegevoegd notarissen), or candidate civil-law notaries (kandidaat-notarissen) who have declared their willingness to do so, as a permanent substitute in order to replace the civil-law notary in the cases referred to in Article 28, parts a and b. Whenever a case as referred to in Article 28 occurs, the chair shall appoint one or more substitutes ex officio, unless it concerns a case as referred to in Article 28, parts a or b, and a permanent substitute is available. Before proceeding to the appointment of a substitute, the chair shall seek advice from the KNB. In the event of an ex officio appointment of a substitute, the chair shall, if necessary, make arrangements regarding the fee.
The Chamber for the Notarial Profession or its chairperson may at any time revoke an appointment of a substitute. Every appointment of a substitute and every revocation of an appointment shall be notified immediately to the parties concerned, the KNB, and the Bureau. An appeal against a decision to appoint or to revoke an appointment may be lodged with the Amsterdam Court of Appeal within thirty days after the date of dispatch of the letter by which that decision is communicated to the parties concerned. Article 107, paragraphs two up to and including four and paragraph six, shall apply mutatis mutandis.
The period of substitution may not exceed one year in the event of a full substitution. In the event of part-time substitution, the civil-law notary must exercise his office for at least the number of hours per week as determined by order in council. The Chamber for the Notarial Profession may grant an exemption from the above in special cases.
In the event of an ex officio appointment as a substitute, the person concerned may only refuse his appointment for valid reasons.
The ex officio appointed substitute, who replaces a civil-law notary in the cases referred to in Article 28, points (c), (d), and (e), may, in the event of absence, impediment, or illness, be replaced by another substitute who meets the requirements set out in the first paragraph, second sentence. The second paragraph, first sentence, applies mutatis mutandis.
The substitute is responsible for the management of the protocol of the replaced civil-law notary and the exercise of the office of civil-law notary with regard to that protocol. As long as the substitute is authorised, the civil-law notary is unauthorised to exercise the office of civil-law notary with regard to his own protocol.
The civil-law notary shall immediately notify the KNB and the financial undertaking referred to in Article 25, paragraph 1, of the performance of his duties pursuant to Article 28 by a substitute as referred to in the second paragraph, first sentence. In the event of an ex officio appointment as a substitute, the substitute shall immediately notify the financial undertaking of his appointment and of the revocation of his appointment.
The civil-law notary and every substitute not appointed ex officio are each, in relation to third parties, jointly and severally liable for the entirety of the work performed or omissions committed by the latter in that capacity.
The substitute shall use the seal of the replaced civil-law notary, and the minutes drawn up by the substitute shall form part of the protocol of the replaced civil-law notary.
Further regulations shall be provided by ordinance regarding the manner in which the transfer and the taking over of the protocol and other notarial documents must be effected, as well as the possibilities for exemption and dispensation therefrom.
Tot waarnemer is benoembaar een notaris of toegevoegd notaris. Een kandidaat-notaris is tot waarnemer benoembaar indien hij voldoet aan de vereisten van artikel 6, eerste en tweede lid, onderdelen b, onder 1° en 2°, en c, en gedurende de laatste twee jaren voorafgaand aan zijn verzoek tot benoeming, per jaar gemiddeld ten minste 21 uur per week onder verantwoordelijkheid van een notaris of van een waarnemer werkzaam is geweest of als notaris gedurende die periode het notarisambt heeft vervuld. In afwijking van het vorenstaande kan een kandidaat-notaris tot waarnemer worden benoemd in de gevallen van artikel 28, onderdelen a en b, indien hij ten minste drie jaar heeft afgerond van de stage, bedoeld in artikel 31, en gedurende het laatste jaar voorafgaande aan de benoeming tot waarnemer gemiddeld ten minste 21 uur per week onder verantwoordelijkheid van een notaris of van een waarnemer werkzaam is geweest of in die periode als notaris het notarisambt heeft vervuld. De kandidaat-notaris die reeds op grond van het tweede lid als waarnemer is benoemd, behoeft in geval van benoeming als waarnemer voor een andere notaris niet opnieuw te voldoen aan het vereiste van artikel 6, tweede lid, onderdeel c. Het notarisambt kan slechts worden waargenomen door degene die de zeventigjarige leeftijd nog niet heeft bereikt.
Op verzoek van een notaris benoemt de voorzitter van de kamer voor het notariaat een of meer notarissen, toegevoegd notarissen of kandidaat-notarissen die zich daartoe bereid hebben verklaard, tot vaste waarnemer teneinde de notaris in de in artikel 28, onderdelen a en b, bedoelde gevallen te vervangen. Telkens wanneer zich een geval als bedoeld in artikel 28 voordoet benoemt de voorzitter ambtshalve één of meer waarnemers, tenzij het een geval als bedoeld in artikel 28, onderdelen a of b, betreft en er een vaste waarnemer is. Alvorens tot benoeming van een waarnemer over te gaan wint de voorzitter advies in bij de KNB. In het geval van ambtshalve benoeming tot waarnemer treft hij zo nodig een regeling omtrent het honorarium.
De kamer voor het notariaat of zijn voorzitter kan een benoeming tot waarnemer te allen tijde intrekken. Van elke benoeming van een waarnemer en van elke intrekking van een benoeming wordt onmiddellijk kennis gegeven aan de betrokkenen, de KNB en het Bureau. Tegen een beslissing tot benoeming of tot intrekking van een benoeming kan binnen dertig dagen na de dag van verzending van de brief waarbij die beslissing aan betrokkenen wordt meegedeeld beroep worden ingesteld bij het gerechtshof Amsterdam. Artikel 107, tweede tot en met vierde lid en zesde lid, is van overeenkomstige toepassing.
De periode van waarneming kan niet langer zijn dan één jaar in geval van een volledige waarneming. Bij waarneming in deeltijd dient de notaris zijn ambt uit te oefenen gedurende minimaal het aantal uren per week dat bij algemene maatregel van bestuur wordt vastgesteld. De kamer voor het notariaat kan van het bovenstaande in bijzondere gevallen ontheffing verlenen.
In geval van een ambtshalve benoeming als waarnemer kan de betrokkene slechts wegens gegronde redenen zijn benoeming weigeren.
De ambtshalve benoemde waarnemer, die een notaris in de in artikel 28, onderdelen c, d, en e, bedoelde gevallen vervangt, kan in geval van afwezigheid, verhindering of ziekte worden vervangen door een andere waarnemer, die voldoet aan de in het eerste lid, tweede volzin, gestelde eisen. Het tweede lid, eerste volzin, is van overeenkomstige toepassing.
De waarnemer is verantwoordelijk voor het beheer van het protocol van de vervangen notaris en de uitoefening van het notarisambt met betrekking tot dat protocol. Zolang de waarnemer bevoegd is, is de notaris onbevoegd met betrekking tot zijn eigen protocol het notarisambt uit te oefenen.
De notaris meldt aan de KNB en de financiële onderneming, bedoeld in artikel 25, eerste lid, terstond de waarneming van zijn functie op grond van artikel 28 door een waarnemer als bedoeld in het tweede lid, eerste volzin. In geval van een ambtshalve benoeming tot waarnemer stelt de waarnemer terstond de financiële onderneming in kennis van zijn benoeming en van de intrekking van zijn benoeming.
De notaris en elke niet-ambtshalve benoemde waarnemer zijn ieder voor de door de laatste als zodanig verrichte werkzaamheden of gepleegde verzuimen jegens derden voor het geheel aansprakelijk.
De waarnemer gebruikt het zegel van de vervangen notaris en de door de waarnemer opgemaakte minuten behoren tot het protocol van de vervangen notaris.
Bij verordening worden nadere voorschriften gegeven over de wijze waarop de overdracht en de overname van het protocol en de overige notariële bescheiden dienen te geschieden, alsmede de mogelijkheden van vrijstelling en ontheffing daarvan.