Paragraph C1/5
in forcePersonal interview · Asylum procedure
5.1 General Provisions
Article 12 of the Procedural Regulation states that, prior to a decision being taken on the application, the foreign national must be given the opportunity to have a personal interview regarding the content of the petition (verzoek). This may be waived in the cases mentioned in Article 13, paragraph 11, of the Procedural Regulation.
For the sake of readability, the term ‘hearing’ (gehoor) shall be used hereafter.
During this hearing, the IND shall provide the foreign national with the opportunity to present the elements in support of his petition. The foreign national shall further be provided with the opportunity to provide an explanation regarding any missing elements or regarding inconsistencies or contradictions in his or her statements.
If applicable, the IND may question the foreign national during the interview regarding other subjects relevant to the processing of the asylum application. This may include, inter alia, questions in the context of an internal protection alternative, safe third country, public order aspects, the ex officio assessment, and the imposition of a return decision and/or measure and/or alert.
The hearing shall take place under circumstances that guarantee privacy and confidentiality and offer foreign nationals the opportunity to explain the reasons for their petition in detail.
A foreign national may, on the basis of Article 13, paragraph 9 of the Procedural Regulation, petition the IND to be heard by a female or male official of the IND.
The IND shall comply with this petition if possible. The IND is not required to grant this petition if the exceptional situation referred to in Article 13, paragraph 9 of the Procedures Regulation applies.
5.2 Minor foreign nationals
The IND shall provide a minor with the opportunity to be heard, unless this is not in the best interests of the child. In that case, the IND shall state the reasons why the minor was not offered the opportunity to be heard.
Accompanied minors may, if they so wish, submit their opinion in writing.
The minor child and/or the parent(s) or any legal representative shall be requested by the IND to indicate whether the minor wishes to be heard. This petition (application) shall be made to the minor child and/or the parent(s) or any legal representative as soon as possible.
The IND shall, when hearing minors, take into account the age, the level of development and the burden placed upon the minor.
The IND shall, in principle, interview an unaccompanied minor foreign national under the age of twelve in a specially equipped, child-friendly room. The IND shall, in principle, not interview an accompanied minor foreign national in a specially equipped, child-friendly room. If a pedagogical or psychological examination demonstrates that a foreign national under the age of twelve has problems that impede an interview, the IND shall seek a manner in which the further interview can be conducted, or another appropriate solution. In view of Article 23, paragraph 8, of the Procedures Directive, the representative and the legal counsel shall have the opportunity during the interview to ask questions or make comments within the framework established by the person conducting the interview.
5.3 Interpreter
During the hearing, an interpreter shall be available who can ensure that communication between the foreign national and the person conducting the hearing proceeds effectively, if effective communication cannot be guaranteed without those services.
The foreign national shall be heard in a language of his preference. If, however, no interpreter is available within a reasonable period, another language may be used which he understands and in which he can communicate clearly. The IND applies the principle that the foreign national is heard in a language which it can reasonably be assumed the foreign national can understand.
The IND considers as languages which the foreign national can reasonably be assumed to understand in any event:
the official language or one of the official languages of the alleged country of origin of the foreign national;
one of the local languages of communication in which education is provided in the alleged country of origin of the alien;
a language that is in fact spoken by a majority of the population in the stated region of origin of the foreign national; and
a language of communication or trade language which is actually used in the alleged country of origin of the foreign national at a national or regional level between speakers of different languages.
If a foreign national claims to belong to a minority in the country of origin, the IND presumes that, in addition to at least one language falling under the types of languages mentioned above, he also understands the local language or the dialect of the claimed minority.
With regard to a petition of the foreign national concerning the gender of the interpreter, paragraph C1/5.1 of the Aliens Circular (Vreemdelingencirculaire) shall apply mutatis mutandis.
The representative of the foreign national may be present at the hearing pursuant to Article 13, paragraph 13 of the Procedural Regulation. At the end of the personal interview, the representative and, if applicable, any other person present during the hearing shall be given the opportunity to make remarks. The representative and, if applicable, any other person may not delay the commencement and the course of the hearing.
5.4 Report, recording and corrections and additions
The IND shall draw up a comprehensive and factual report (rapport) of the interview, which shall be included in the file of the foreign national. In addition, an audio recording of the interview shall be made, which shall also be included in the file. The foreign national shall be informed in advance of the fact that a recording is being made.
The foreign national and their representative shall have access to the report of the hearing as soon as possible after the hearing. The representative shall also be granted access to the recording.
The IND shall, in principle, grant the foreign national a period of two weeks to submit written corrections and additions to the report of the interview. In the accelerated procedure, a period of one week shall, in principle, apply for the submission of any corrections and additions. For a foreign national in administrative detention (vreemdelingenbewaring), this period shall, in principle, be one day. For a foreign national in the VRIS (Vreemdelingen in de Strafrechtketen) scheme, the period of one week shall likewise apply. In view of the (short) decision-making periods, a restrictive approach is adopted regarding the granting of extensions for the submission of corrections and additions. This may include the sudden illness of the representative or the foreign national, or the unavailability of an interpreter.
The IND may refrain from providing an opportunity for the submission of corrections and additions. This is in any event possible if, in the opinion of the IND, this does not make a material contribution to the diligence of the decision-making process or if there is otherwise an interest in being able to take a decision on the application expeditiously. With regard to the latter, consideration may be given to the situation where the asylum application was submitted only shortly before a proposed removal.
In the accelerated procedure, the IND may shorten the one-week period for submitting corrections and additions in cases involving nuisance. Nuisance shall, in any event, be deemed to exist if the foreign national:
harasses other foreigners or quarrels with them;
harasses the employees in the immigration chain, or enters into altercations with them;
caused a nuisance due to an addiction problem;
caused a psychiatric nuisance;
harasses or causes conflict with persons or companies (including public transport).
commits criminal offences
5.1 Algemeen
In artikel 12 Procedureverordening staat dat de vreemdeling voor het nemen van een beslissing op de aanvraag in de gelegenheid moet worden gesteld een persoonlijk onderhoud te hebben over de inhoud van het verzoek. Hiervan kan worden afgezien in de gevallen genoemd in artikel 13, elfde lid Procedureverordening.
Voor de leesbaarheid wordt verder gesproken over ‘gehoor’.
Tijdens dit gehoor stelt de IND de vreemdeling in de gelegenheid om de elementen aan te voeren ter staving van zijn verzoek. De vreemdeling wordt verder in de gelegenheid gesteld om uitleg te geven over eventueel ontbrekende elementen of over inconsistenties of tegenstrijdigheden in zijn of haar verklaringen.
Indien van toepassing kan de IND de vreemdeling tijdens het gehoor bevragen over overige onderwerpen die van belang zijn voor de behandeling van de asielaanvraag. Het kan hier onder meer gaan om vragen in het kader van een binnenlands beschermingsalternatief, veilig derde land, openbare orde aspecten, de ambtshalve toetsing en het opleggen van een terugkeerbesluit en/of maatregel en/of signalering.
Het gehoor vindt plaats in omstandigheden die privacy en vertrouwelijkheid garanderen en vreemdelingen de mogelijkheid bieden de redenen voor hun verzoek uitvoerig toe te lichten.
Een vreemdeling kan op grond van artikel 13, negende lid Procedureverordening de IND verzoeken door een vrouwelijke of mannelijke ambtenaar van de IND gehoord te worden.
De IND voldoet aan dit verzoek, als dat mogelijk is. De IND hoeft niet tegemoet te komen aan dit verzoek als de uitzonderingssituatie van artikel 13, negende lid Procedureverordening van toepassing is.
5.2 Minderjarige vreemdelingen
De IND stelt een minderjarige in de gelegenheid een gehoor te hebben, tenzij dit niet in het belang van het kind is. In dat geval motiveert de IND, waarom de minderjarige geen gelegenheid is geboden om gehoord te worden.
Begeleide minderjarigen kunnen, als ze dat wensen, hun mening schriftelijk naar voren brengen.
Het minderjarige kind en/of de ouder(s) dan wel een eventuele wettelijk vertegenwoordiger wordt door de IND verzocht aan te geven of de minderjarige gehoord wenst te worden. Dit verzoek wordt zo spoedig aan het minderjarige kind en/of de ouders(s) dan wel een eventuele wettelijk vertegenwoordiger gedaan.
De IND houdt bij het horen van minderjarigen rekening met de leeftijd, het ontwikkelingsniveau en de belasting van de minderjarige.
De IND hoort een niet-begeleide minderjarige vreemdeling jonger dan twaalf jaar in beginsel in een speciale daarvoor ingerichte, kindvriendelijke ruimte. De IND hoort een begeleide minderjarige vreemdeling in beginsel niet in een speciaal daarvoor ingerichte, kindvriendelijke ruimte. Als uit een pedagogisch of psychologisch onderzoek blijkt dat een vreemdeling jonger dan twaalf jaar problemen heeft die een gehoor belemmeren, zoekt de IND naar een wijze waarop het nader gehoor kan worden afgenomen, dan wel naar een andere passende oplossing. Gelet op artikel 23, achtste lid, Procedureverordening hebben de vertegenwoordiger en de gemachtigde tijdens het gehoor de gelegenheid vragen te stellen of opmerkingen te maken binnen het kader dat is vastgesteld door de persoon die het onderhoud voert.
5.3 Tolk
Tijdens het gehoor is een tolk beschikbaar die ervoor kan zorgen dat de communicatie tussen de vreemdeling en de persoon die het gehoor voert, goed verloopt, indien een goede communicatie zonder die diensten niet kan worden gewaarborgd.
De vreemdeling wordt gehoord in een taal waaraan hij de voorkeur geeft. Indien echter binnen een redelijke termijn geen tolk beschikbaar is, kan een andere taal worden gebruikt die hij begrijpt en waarin hij helder kan communiceren. De IND hanteert hierbij het uitgangspunt dat de vreemdeling wordt gehoord in een taal waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat de vreemdeling die kan verstaan.
De IND beschouwt als talen waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat de vreemdeling die kan verstaan in ieder geval:
de officiële taal of één van de officiële talen van het gestelde land van herkomst van de vreemdeling;
één van de lokale voertalen waarin in het gestelde land van herkomst van de vreemdeling onderwijs wordt gegeven;
een taal die in de gestelde streek van herkomst van de vreemdeling feitelijk door een meerderheid van de bevolking wordt gesproken; en
een voertaal of handelstaal die in het gestelde land van herkomst van de vreemdeling op nationaal of regionaal niveau feitelijk tussen sprekers van verschillende talen wordt gebruikt.
Als een vreemdeling stelt tot een minderheid in het land van herkomst te behoren, veronderstelt de IND dat hij naast ten minste één taal die valt onder de hierboven genoemde soorten talen, ook de lokale taal of het dialect van de gestelde minderheid verstaat.
Voor wat betreft een verzoek van de vreemdeling ten aanzien van het geslacht van de tolk is paragraaf C1/5.1 Vc van overeenkomstige toepassing.
De gemachtigde van de vreemdeling mag op grond van artikel 13, dertiende lid Procedureverordening bij het gehoor aanwezig zijn. Aan het einde van het persoonlijk onderhoud wordt de gemachtigde en eventueel een ander persoon die aanwezig is tijdens het gehoor in gelegenheid gesteld opmerkingen te maken. De gemachtigde en eventueel een ander persoon mag de aanvang en het verloop van het gehoor niet ophouden.
5.4 Verslag, opname en correcties en aanvullingen
De IND stelt een uitvoerig en feitelijk verslag (rapport) van het gehoor op, dat in het dossier van de vreemdeling wordt opgenomen. Daarnaast wordt van het gehoor een geluidsopname gemaakt, die ook in het dossier wordt opgenomen. De vreemdeling wordt vooraf in kennis gesteld van het feit dat er een opname wordt gemaakt.
De vreemdeling en zijn gemachtigde hebben zo snel mogelijk na het gehoor toegang tot het rapport van het gehoor. Ook krijgt de gemachtigde toegang tot de opname.
De IND geeft de vreemdeling in beginsel een termijn van twee weken om schriftelijk correcties en aanvullingen in te dienen op het rapport van het gehoor. In de versnelde procedure geldt in beginsel een termijn van een week voor het indienen van eventuele correcties en aanvullingen. Voor de vreemdeling in vreemdelingenbewaring geldt in beginsel deze termijn van een dag. Voor de vreemdeling in VRIS geldt eveneens de termijn van een week. Gelet op de (korte) beslistermijnen wordt terughoudend omgegaan met het verlenen van uitstel voor het indienen van correcties en aanvullingen. Gedacht kan worden aan plotselinge ziekte van gemachtigde of vreemdeling of het niet beschikbaar zijn van een tolk.
De IND kan afzien van het bieden van gelegenheid voor het indienen van correcties en aanvullingen. Dat is in ieder geval mogelijk als dit naar het oordeel van de IND geen wezenlijke bijdrage levert aan de zorgvuldigheid van de besluitvorming of dat er anderszins een belang bestaat bij het spoedig kunnen nemen van een besluit op de aanvraag. Bij dat laatste kan worden gedacht aan de situatie dat de asielaanvraag eerst kort voor een voorgenomen uitzetting is ingediend.
In de versnelde procedure kan de IND de termijn van een week voor het indienen van correcties en aanvullingen verkorten wanneer sprake is van overlast. Er is in ieder geval sprake van overlast als de vreemdeling:
andere vreemdelingen lastigvalt of ruzie met hen maakt;
de medewerkers in de vreemdelingenketen lastigvalt, of ruzie met hen maakt;
vanwege een verslavingsprobleem overlast veroorzaakt;
vanwege een psychiatrisch overlast veroorzaakt;
personen of bedrijven lastigvalt of ruzie met hen maakt (waaronder ook het openbaar vervoer).
strafbare feiten pleegt.