Article 18
in forceRequirements regarding documents to be registered · Algemene vereisten waaraan in te schrijven stukken moeten voldoen
Without prejudice to the other requirements arising from this Title, a notarial deed, notarial declaration, or an authentic copy or extract of such a deed or declaration offered for registration must state:
the name, given names, date and place of birth, place of residence with address, and marital status of the natural persons who, as evidenced by the submitted document, acted as parties thereto;
legal form, name and place of residence with address of the legal entities that, as evidenced by the submitted document, acted as a party thereto;
with regard to natural persons and legal entities that, as evidenced by the submitted document, have represented the aforementioned parties: the data referred to in points a and b, with the exception of marital status, as well as the basis of their authority, on the understanding that for natural persons who maintain an office or are employed at an office, with regard to matters concerning this office, the office address may be stated instead of the place of residence with address.
If the provision of one or more of these particulars is not possible, the reasons for this shall be stated.
Other documents submitted for registration shall, if possible, state the same particulars as described in the first paragraph, unless otherwise provided by law for a document of the nature concerned with regard to the statement of first names, surnames and places of residence.
In any event, the particulars described in the first paragraph shall be provided for the party on whose behalf the offer for registration is made. If the document offered for registration does not state one or more of these particulars and, by its nature, is not susceptible to supplementation in this regard, the statement of the missing particulars and, if the provision of one or more of these particulars is not possible, the statement of the reasons therefor shall be added to the document or attached thereto in a further declaration signed by or on behalf of that party.
If a party does not have a domicile in the Netherlands, such party shall elect a domicile in the Netherlands for the purpose of the registration.
If a party has elected domicile in a document submitted for registration, the statutory domicile, including the address, shall nevertheless also be stated therein.
Onverminderd de overige uit deze titel voortvloeiende eisen moet een ter inschrijving aangeboden notariële akte, notariële verklaring of authentiek afschrift of uittreksel van een zodanige akte of verklaring vermelden:
naam, voornamen, geboortedatum en -plaats, woonplaats met adres en burgerlijke staat van de natuurlijke personen die blijkens het aangeboden stuk daarbij als partij zijn opgetreden;
rechtsvorm, naam en woonplaats met adres van de rechtspersonen die blijkens het aangeboden stuk daarbij als partij zijn opgetreden;
ten aanzien van natuurlijke en rechtspersonen die blijkens het aangeboden stuk voormelde partijen hebben vertegenwoordigd: de in de onderdelen a en b bedoelde gegevens, met uitzondering van de burgerlijke staat, alsmede de grond van hun bevoegdheid, met dien verstande dat voor natuurlijke personen die een kantoor houden of werkzaam zijn op een kantoor ten aanzien van aangelegenheden die dit kantoor betreffen in plaats van de woonplaats met adres ook het kantooradres vermeld kan worden.
Indien opgave van één of meer van deze gegevens niet mogelijk is, worden de redenen daarvan vermeld.
Andere ter inschrijving aangeboden stukken vermelden, zo mogelijk, dezelfde gegevens als in het eerste lid omschreven, tenzij anders voortvloeit uit hetgeen de wet voor een stuk van de aard als waarom het gaat, ten aanzien van de vermelding van voornamen, namen en woonplaatsen voorschrijft.
In elk geval worden de in het eerste lid omschreven gegevens opgegeven van de partij ten behoeve van wie de aanbieding ter inschrijving geschiedt. Zo het ter inschrijving aangeboden stuk één of meer van deze gegevens niet vermeldt en naar zijn aard niet voor aanvulling te dier zake vatbaar is, wordt vermelding van de ontbrekende gegevens en, zo opgave van één of meer dezer gegevens niet mogelijk is, de vermelding van de redenen daarvan in een nadere door of namens die partij ondertekende verklaring alsnog op het stuk gesteld of daaraan gehecht.
Zo een partij geen woonplaats in Nederland heeft, kiest zij ter zake van de inschrijving een woonplaats in Nederland.
Indien een partij in een ter inschrijving aangeboden stuk woonplaats heeft gekozen, wordt niettemin daarin ook de wettelijke woonplaats met adres vermeld.