Article 2:335l
in forceSpecial provisions for cross-border conversions
If the company to be converted is a company under Netherlands law, the cross-border conversion shall take effect in the manner and on the date determined by the law of the Member State of the European Union or the European Economic Area where the converted company will have its registered office.
The notary shall, at the request of the company to be converted into a company governed by Dutch law, declare that it has appeared to him that the formal requirements have been observed for all resolutions required by this Title and the articles of association for the participation of the company in the cross-border conversion and that, for the rest, the provisions set forth for that purpose in this Title and in the articles of association have been complied with. To this end, the notary shall examine the documents and information submitted by the company with the request, as referred to in the following paragraph, and, if applicable, the statement by the company that the procedure for the determination of arrangements concerning employee participation in accordance with Article 335o paragraph 3 has commenced.
Upon the application for the civil-law notary's statement, at least the following documents shall be submitted by the company to be converted:
the conversion proposal;
the written explanation and, where applicable, the advice or comments referred to in Article 335f, paragraph 4, as well as the statement and the report of the accountant referred to in Article 335e, if they are available;
all comments submitted in accordance with Article 335c by the shareholders, the creditors and the works council or, if a works council is lacking in the enterprise maintained by the company, the employees of the company to be converted;
information regarding the resolution for conversion adopted by the general meeting in accordance with Article 335h paragraph 1;
information on the number of employees at the time of the preparation of the conversion proposal;
information on the existence of subsidiaries and their respective seats; and
information regarding the performance of the company's obligations towards government authorities.
The application for the statement, including the submission of documents and information, by the company to be converted may be carried out by electronic means.
The notary may only issue the declaration referred to in paragraph 2 if no petition for compensation as referred to in Article 335i paragraph 1 has been filed, if the compensation has been paid or, if a petition as referred to in Article 335i paragraph 4 has been filed, after the independent experts have decided on the petition and the compensation determined by these experts has been paid. The previous sentence does not apply in the event the company has decided that it will satisfy the compensation after the conversion has become effective. In that case, the notary shall state in the declaration that a petition as referred to in Article 335i paragraph 1 and, if applicable, a petition as referred to in Article 335i paragraph 4 has been filed, and the converted company shall satisfy the compensation within two months after the conversion has become effective. The notary shall also state when the period of three months, referred to in Article 335j paragraph 2, has expired or will expire.
The civil-law notary shall issue the certificate referred to in paragraph 2 within three months after he has received the documents and the information referred to in paragraph 3. The civil-law notary shall not issue the certificate if he determines that the formal requirements or the other requirements prescribed for the cross-border conversion as referred to in paragraph 2 have not been complied with. The civil-law notary shall notify the company to be converted of the reasons for his decision. The civil-law notary may offer the company the opportunity to comply with the relevant formal requirements or other requirements prescribed for the cross-border conversion within an appropriate period. This period shall in any event end no later than eight months after the civil-law notary has received the documents and the information referred to in paragraph 3.
Without prejudice to Article 21, paragraph 2, of the Notaries Act (Wet op het notarisambt), the notary shall not issue the certificate referred to in paragraph 2 if he determines that the cross-border conversion has been set up for unlawful or fraudulent purposes leading to or aimed at the evasion or circumvention of Union or national law, or for criminal purposes.
If the notary, in assessing the issuance of the certificate, has serious doubts as to whether the cross-border conversion is set up for abusive or fraudulent purposes leading to or aimed at the evasion or circumvention of Union or national law, or for criminal purposes, he shall take into account the relevant facts and circumstances of which he has become aware in the context of the assessment of the issuance of the certificate. For the purpose of his assessment, the notary may, where appropriate:
request information and documents from the company or the relevant authorities with competence in the various fields relating to the cross-border conversion of a Member State or Member States of the European Union or the European Economic Area; and
invoke one or more independent experts.
The costs associated with this assessment by the notary shall be borne by the applicant for the declaration.
When it is necessary for the assessment referred to in the previous paragraph to take into account additional information or to perform additional investigative activities, the civil-law notary may extend the three-month period referred to in paragraph 5 by three months. When, due to the complexity of the cross-border conversion, it is not possible to carry out the assessment within six months after the civil-law notary has received the documents and the information referred to in paragraph 3, the civil-law notary shall, before the expiry of this period, notify the applicant for the certificate of the reasons for the delay. The civil-law notary shall not issue the certificate if his serious doubts as referred to in paragraph 7 have not been removed within a maximum period of nine months after he has received the documents and the information referred to in paragraph 3.
The notary shall deposit the declaration, referred to in paragraph 2, at the office of the commercial register. The registrar of the commercial register shall share the declaration with the register of the Member State where the converted company is being registered.
Indien de om te zetten vennootschap een vennootschap naar Nederlands recht is, wordt de grensoverschrijdende omzetting van kracht op de wijze en de datum bepaald door het recht van de lidstaat van de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte waar de omgezette vennootschap haar statutaire zetel zal hebben.
De notaris verklaart op aanvraag van de om te zetten vennootschap naar Nederlands recht dat hem is gebleken dat de vormvoorschriften in acht zijn genomen voor alle besluiten die deze titel en de statuten vereisen voor de deelneming van de vennootschap aan de grensoverschrijdende omzetting en dat voor het overige de daarvoor in deze titel en in de statuten gegeven voorschriften zijn nageleefd. De notaris onderzoekt daartoe de door de vennootschap bij de aanvraag ingediende documenten en informatie, bedoeld in het volgende lid, en, indien van toepassing, de vermelding door de vennootschap dat de procedure voor de vaststelling van regelingen met betrekking tot medezeggenschap overeenkomstig artikel 335o lid 3 van start is gegaan.
Bij de aanvraag van de verklaring van de notaris worden door de om te zetten vennootschap ten minste de volgende stukken overlegd:
het omzettingsvoorstel;
de schriftelijke toelichting en in voorkomend geval het advies of opmerkingen, genoemd in artikel 335f lid 4, alsmede de verklaring en het verslag van de accountant, genoemd in artikel 335e, indien zij beschikbaar zijn;
alle overeenkomstig artikel 335c ingediende opmerkingen van de aandeelhouders, de schuldeisers en de ondernemingsraad of, indien bij de door de vennootschap in stand gehouden onderneming een ondernemingsraad ontbreekt, de werknemers van de om te zetten vennootschap;
informatie over het besluit tot omzetting genomen door de algemene vergadering overeenkomstig artikel 335h lid 1;
informatie over het aantal werknemers ten tijde van het opstellen van het omzettingsvoorstel;
informatie over het bestaan van dochtermaatschappijen en hun respectieve woonplaats; en
informatie over de nakoming van verbintenissen van de vennootschap ten aanzien van overheidsinstanties.
De aanvraag van de verklaring, waaronder de indiening van documenten en informatie, door de om te zetten vennootschap kan langs elektronische weg worden verricht.
De notaris kan de verklaring, bedoeld in lid 2, eerst afgeven indien geen verzoek tot schadeloosstelling als bedoeld in artikel 335i lid 1 is ingediend, indien de schadeloosstelling is betaald of, indien een verzoek als bedoeld in artikel 335i lid 4 is ingediend, nadat de onafhankelijke deskundigen over het verzoek hebben beslist en de door deze deskundigen bepaalde schadeloosstelling is betaald. De vorige zin is niet van toepassing in het geval de vennootschap heeft besloten dat zij de schadeloosstelling zal voldoen na het van kracht worden van de omzetting. In dat geval vermeldt de notaris in de verklaring dat een verzoek als bedoeld in artikel 335i lid 1 en, indien van toepassing, een verzoek als bedoeld in artikel 335i lid 4 is ingediend en voldoet de omgezette vennootschap binnen twee maanden na het van kracht worden van de omzetting de schadeloosstelling. De notaris vermeldt tevens wanneer de termijn van drie maanden, bedoeld in artikel 335j lid 2, is verstreken of zal verstrijken.
De notaris geeft de verklaring, bedoeld in lid 2, af binnen drie maanden nadat hij de documenten en de informatie, bedoeld in lid 3, heeft ontvangen. De notaris geeft de verklaring niet af, indien hij vaststelt dat de vormvoorschriften of de overige voor de grensoverschrijdende omzetting gegeven voorschriften als bedoeld in lid 2 niet zijn nageleefd. De notaris stelt de om te zetten vennootschap in kennis van de redenen voor zijn besluit. De notaris kan de vennootschap de mogelijkheid bieden om binnen een passende termijn aan de relevante vormvoorschriften of overige voor de grensoverschrijdende omzetting gegeven voorschriften te voldoen. Deze termijn eindigt in ieder geval maximaal acht maanden nadat de notaris de documenten en de informatie, bedoeld in lid 3, heeft ontvangen.
Onverminderd artikel 21 lid 2 van de Wet op het notarisambt, geeft de notaris de verklaring, bedoeld in lid 2, niet af indien hij vaststelt dat de grensoverschrijdende omzetting is opgezet voor onrechtmatige of frauduleuze doeleinden die leiden tot of gericht zijn op ontduiking of omzeiling van Unie- of nationaal recht, of voor criminele doeleinden.
Indien de notaris bij de beoordeling van de afgifte van de verklaring ernstige twijfels heeft of de grensoverschrijdende omzetting is opgezet voor onrechtmatige of frauduleuze doeleinden die leiden tot of gericht zijn op ontduiking of omzeiling van Unie- of nationaal recht, of voor criminele doeleinden neemt hij de relevante feiten en omstandigheden in aanmerking, waarvan hij in het kader van de beoordeling van de afgifte van de verklaring kennis heeft genomen. De notaris kan ten behoeve van zijn beoordeling, in voorkomend geval:
de vennootschap of de relevante instanties met bevoegdheid op de verschillende gebieden met betrekking tot de grensoverschrijdende omzetting van een lidstaat of lidstaten van de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte om informatie en documenten vragen; en
een beroep doen op één of meer onafhankelijke deskundigen.
De kosten die verband houden met deze beoordeling door de notaris worden gedragen door de aanvrager van de verklaring.
Wanneer het voor de beoordeling, bedoeld in het vorige lid, noodzakelijk is om rekening te houden met aanvullende informatie of om aanvullende onderzoeksactiviteiten te verrichten, kan de notaris de termijn van drie maanden, bedoeld in lid 5, voor drie maanden verlengen. Wanneer het vanwege de complexiteit van de grensoverschrijdende omzetting niet mogelijk is de beoordeling uit te voeren binnen zes maanden nadat de notaris de documenten en de informatie, bedoeld in lid 3, heeft ontvangen, stelt de notaris de aanvrager van de verklaring voor het verstrijken van deze termijn in kennis van de redenen voor de vertraging. De notaris geeft de verklaring niet af indien zijn ernstige twijfels als bedoeld in lid 7 niet zijn weggenomen binnen een termijn van maximaal negen maanden nadat hij de documenten en de informatie, bedoeld in lid 3, heeft ontvangen.
De notaris legt de verklaring, bedoeld in lid 2, neer ten kantore van het handelsregister. De beheerder van het handelsregister deelt de verklaring met het register van de lidstaat waar de omgezette vennootschap wordt ingeschreven.