Article 9
in forceGeneral provisions · Description and form of the public registers; entries in the public registers; manner of keeping the public registers; production and replacement of duplicates of the public registers and of duplicates of other documents to be kept with the public registers
The management of the Service shall ensure that the public registers are preserved in such a durable manner that their content is available for consultation within a reasonable period of time, in accordance with the requirements of publicity.
The contents of the public registers may be kept on paper, electronic or other data carriers.
The management of the Service may, with respect to public registers or parts thereof to be designated by it, transfer the content to other data carriers of the same or a different type, provided that the transfer is effected with an accurate and complete reproduction of all relevant data, to ensure which the management of the Service shall implement appropriate measures. The management of the Service may determine that more than one duplicate of the same or a different type as referred to in the first sentence shall be produced. In any event, the management of the Service shall ensure that at least one duplicate of the public registers is available in duplicate as soon as possible, whereby Article 3d, paragraph 1, second sentence, shall apply mutatis mutandis.
The management of the Service may determine that a duplicate produced pursuant to the third paragraph shall replace the contents of the public registers or parts thereof of which that duplicate is a copy.
The duplicates, as referred to in the third and fourth paragraphs, shall have the same evidentiary value as the content of the registers that has been placed on the original data carriers, or as the original content of the registers, respectively.
A statement shall be drawn up for every production of a duplicate and every replacement as referred to in the third and fourth paragraphs respectively, which shall contain at least a specification of the relevant production or replacement, respectively, and shall indicate the grounds upon which it was effected. The management of the Service shall determine the form of the statement, and when and by whom it shall be drawn up and signed.
The management of the Service shall, with due observance of the first through sixth paragraphs, establish further rules regarding the manner in which the public registers are maintained. In doing so, provision shall in any event be made for the manner in which duplicates as referred to in the third paragraph that are no longer suitable or available for use are to be replaced by new duplicates.
Het bestuur van de Dienst draagt zorg dat de openbare registers zodanig duurzaam worden bewaard dat de inhoud ervan naar de eisen van openbaarheid binnen redelijke termijn voor raadpleging beschikbaar is.
De inhoud van de openbare registers kan worden gehouden op papieren, elektronische of andere gegevensdragers.
Het bestuur van de Dienst kan ten aanzien van door hem aan te wijzen openbare registers of gedeelten ervan, de inhoud overbrengen op andere gegevensdragers van dezelfde of een andere soort, mits de overbrenging geschiedt met juiste en volledige weergave van alle desbetreffende gegevens, ter waarborging waarvan het bestuur van de Dienst passende maatregelen ten uitvoer legt. Het bestuur van de Dienst kan bepalen dat meer dan een duplicaat van dezelfde of een andere soort als bedoeld in de eerste zin wordt vervaardigd. Het bestuur van de Dienst draagt in elk geval zorg dat van de openbare registers zo spoedig mogelijk ten minste een duplicaat in dubbel aanwezig is, waarbij artikel 3d, eerste lid, tweede zin, van overeenkomstige toepassing is.
Het bestuur van de Dienst kan bepalen dat een ingevolge het derde lid vervaardigd duplicaat de inhoud vervangt van de openbare registers of gedeelten ervan waarvan dat duplicaat een afschrift is.
De duplicaten, bedoeld in het derde en vierde lid, hebben dezelfde bewijskracht als de inhoud van de registers die is geplaatst op de oorspronkelijke gegevensdragers onderscheidenlijk als de oorspronkelijke inhoud van de registers.
Van elke vervaardiging van een duplicaat en vervanging als bedoeld in het derde onderscheidenlijk vierde lid wordt een verklaring opgemaakt, die ten minste een specificatie bevat van de desbetreffende vervaardiging onderscheidenlijk vervanging, en aangeeft op grond waarvan zij is geschied. Het bestuur van de Dienst stelt de vorm van de verklaring vast, en wanneer en door wie zij wordt opgemaakt en ondertekend.
Het bestuur van de Dienst stelt met inachtneming van het eerste tot en met zesde lid nadere regels omtrent de wijze waarop de openbare registers worden gehouden. Daarbij wordt in elk geval geregeld de wijze waarop voor gebruik niet langer geschikte of beschikbare duplicaten als bedoeld in het derde lid worden vervangen door nieuwe duplicaten.