Ken uw klant verplichtingen (KYC)
Als Nederlands advocatenkantoor en fiscale adviesorganisatie is Hodak wettelijk verplicht om te voldoen aan de Nederlandse en Europese regelgeving op het gebied van antiwitwas en fraudebestrijding. Dit vereist dat het kantoor de identiteit van de cliënten verifieert voordat een zakelijke relatie kan worden aangegaan en diensten kunnen worden aangeboden.
Hieronder volgt een overzicht van de meestal vereiste gegevens en de wijze waarop deze aan Hodak verstrekt moeten worden. Mocht u hierbij verdere hulp nodig hebben, dan staat het kantoor u graag bij.
Identificatie
Hodak heeft een origineel, notarieel bekrachtigd document nodig dat uw naam en adres bevestigt. Gescande kopieën zijn niet voldoende. Wanneer u persoonlijk het kantoor bezoekt, kan het kantoor uw identiteit verifiëren en zelf een kopie maken voor de administratie.
Om uw identiteit te verifiëren, heeft Hodak een van de volgende documenten nodig:
- Een paspoort
- Een identiteitskaart
Deze documenten moeten notarieel gewaarmerkt zijn en als ze uit het buitenland komen, voorzien zijn van een apostille.
Adresverificatie
Om uw adres te bevestigen, vraagt Hodak om een van de volgende originele documenten of notarieel bekrachtigde kopieën die niet ouder zijn dan 3 maanden:
- Een officiële wooncertificering
- Een recente energie- of telefoonrekening
- Een lokale belastingaanslag
- Een bankafschrift
- Een referentie
In veel situaties verlangt Hodak een geschreven referentie van een professionele dienstverlener die u minimaal een jaar kent (zoals een notaris, advocaat of accountant), waarin wordt aangegeven dat u een betrouwbaar persoon bent die niet naar verwachting betrokken zal zijn bij illegale activiteiten zoals drugshandel, georganiseerde misdaad of terrorisme.
Zakelijke context
Om aan de verplichtingen te voldoen, dient Hodak vaak uw huidige zakelijke achtergrond te verifiëren. Dit dient te worden onderbouwd met:
- Bedrijfsomschrijving
- Recent uittreksel uit het handelsregister
- Bedrijfsbrochures en website
- Jaarverslagen
- Persberichten
- Bestuursbenoemingen
Deze informatie moet aantonen hoe uw onderneming of stichting tot stand is gekomen.
- Aanvullende informatie (indien een zakelijke entiteit betrokken is)
Naargelang het type dienstverlening dat u bij Hodak afneemt, kan het kantoor om extra informatie vragen.