Giới thiệu
Tại Hà Lan, làm nghề tự do, ở đây được gọi là “ZZP” (viết tắt của “zelfstandige zonder personeel” - người làm việc độc lập không có nhân viên), là một lựa chọn phổ biến cho cả doanh nhân địa phương và nước ngoài, những người mong muốn sự độc lập mà không bị ràng buộc dài hạn với một khách hàng hoặc nhà tuyển dụng duy nhất. Những người làm nghề tự do tại Hà Lan thường đăng ký doanh nghiệp của họ dưới hình thức “eenmanszaak” (doanh nghiệp tư nhân), đây là cấu trúc doanh nghiệp đơn giản và phổ biến nhất. Hướng dẫn này cung cấp một lộ trình đầy đủ về các bước cơ bản để bắt đầu làm nghề tự do, cùng với thông tin về các vấn đề hành chính, thuế và pháp lý nhằm giúp quý khách đảm bảo một sự nghiệp thành công.
Trở thành người làm nghề tự do tại Hà Lan
Làm nghề tự do tại Hà Lan mang đến những cơ hội hấp dẫn cho các doanh nhân, nhưng những người làm nghề tự do cũng phải tự mình xử lý một loạt các công việc hành chính. Những nghĩa vụ này bao gồm việc sắp xếp giấy phép cư trú, đăng ký với Phòng Thương mại (KvK), quản lý hồ sơ thuế và nộp thuế giá trị gia tăng (btw), duy trì sổ sách kế toán chính xác, xây dựng mối quan hệ với khách hàng, sắp xếp bảo hiểm và tích lũy lương hưu, cũng như lập kế hoạch cho các hoạt động kinh doanh.
Giấy phép cư trú
Để có thể làm việc với tư cách là người làm nghề tự do tại Hà Lan, quý khách cần phải có giấy phép cư trú hợp lệ cho phép cư trú và làm việc tại quốc gia này.
Đăng ký doanh nghiệp tại KvK
Bước hành chính đầu tiên đối với những người làm nghề tự do là đăng ký doanh nghiệp của họ tại Phòng Thương mại (KvK). Những người làm nghề tự do (ZZP’ers) không có hình thức pháp lý đặc biệt, vì vậy họ phải chọn một cấu trúc phù hợp với các yêu cầu về tài chính và pháp lý của mình. Lựa chọn phổ biến nhất là eenmanszaak (doanh nghiệp tư nhân) vì tính đơn giản của nó. Tuy nhiên, nếu một người làm nghề tự do dự kiến có thu nhập cao hoặc làm việc trong mô hình đối tác, thì một công ty trách nhiệm hữu hạn (bv - besloten vennootschap) hoặc công ty hợp danh (vof - vennootschap onder firma) có thể sẽ phù hợp hơn.
Đăng ký Eenmanszaak
Để đăng ký dưới hình thức eenmanszaak, những người làm nghề tự do có thể điền vào mẫu đơn đăng ký của KvK trực tuyến. Mẫu đơn phải được nộp bằng tiếng Hà Lan và tiếng Anh, trong đó một số trường thông tin cần được dịch sang tiếng Hà Lan. Sau khi điền đơn, quý khách cần đặt lịch hẹn tại văn phòng KvK. Các tài liệu cần thiết bao gồm giấy tờ tùy thân hợp lệ, bằng chứng về địa chỉ kinh doanh và phí đăng ký. Sau khi đăng ký, người làm nghề tự do sẽ nhận được mã số KvK, mã số này phải được ghi trên tất cả các hóa đơn và thông tin liên lạc kinh doanh.
Trách nhiệm pháp lý đối với Eenmanszaak
Với hình thức pháp lý eenmanszaak, tài sản cá nhân và tài sản doanh nghiệp không được tách biệt, nghĩa là tài sản cá nhân của quý khách sẽ gặp rủi ro trong trường hợp doanh nghiệp có nợ. Việc quản lý tài chính có trách nhiệm và thuê một cố vấn thuế đáng tin cậy sẽ giúp giảm thiểu rủi ro này.
Thuế và thuế giá trị gia tăng (btw) cho người làm nghề tự do
Sau khi đăng ký doanh nghiệp tại KvK, những người làm nghề tự do cũng phải đăng ký với Cơ quan Thuế (Belastingdienst) để có mã số thuế btw. Những người làm nghề tự do phải tính 21% thuế btw trên hầu hết các loại hàng hóa và dịch vụ và nộp khoản thuế này theo quý. Quý khách có thể khấu trừ số thuế btw đã trả cho các chi phí kinh doanh để giảm số tiền phải nộp. Những người có nghĩa vụ thuế btw thấp hơn có thể sử dụng quy định dành cho doanh nghiệp nhỏ (KOR), giúp giảm hoặc miễn nghĩa vụ nộp thuế btw của họ.
Làm nghề tự do và nộp tờ khai thuế hàng năm
Việc nộp tờ khai thuế đối với những người làm nghề tự do phức tạp hơn so với người làm công ăn lương, vì vậy sự hỗ trợ của một kế toán viên giàu kinh nghiệm là rất hữu ích. Trong những năm đầu, những người làm nghề tự do có thể hưởng lợi từ các ưu đãi thuế thông qua khoản khấu trừ dành cho doanh nhân (ondernemersaftrek) và cũng có thể khấu trừ các chi phí kinh doanh khác nhau.
Quản lý hành chính của người làm nghề tự do
Những người làm nghề tự do có nghĩa vụ duy trì sổ sách kế toán chính xác, bao gồm cả việc ghi chép giờ làm việc, vì tài liệu này giúp đạt được các ưu đãi thuế, chẳng hạn như khoản khấu trừ cho người làm việc độc lập (zelfstandigenaftrek), yêu cầu tối thiểu 1.225 giờ làm việc cho doanh nghiệp trong năm.
Xác định mối quan hệ với khách hàng
Các thay đổi pháp lý gần đây đã làm rõ định nghĩa về mối quan hệ lao động. Ví dụ, một người làm nghề tự do không được quá phụ thuộc vào một khách hàng duy nhất; nếu không, họ có thể bị phân loại là người lao động, điều này ảnh hưởng đến các khoản đóng góp an sinh xã hội. Những người làm nghề tự do cần đảm bảo các điều khoản rõ ràng trong mối quan hệ với khách hàng để duy trì trạng thái độc lập của mình.
Hệ thống cũ: VAR và hệ thống mới: hợp đồng mẫu DBA
Trước đây, những người làm nghề tự do cần có tuyên bố VAR cho các mối quan hệ lao động của họ, nhưng hệ thống này đã được thay thế vào năm 2016 bằng các hợp đồng mẫu theo Luật DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties - Luật bãi bỏ quy định đánh giá mối quan hệ lao động). Hiện nay, khách hàng và những người làm nghề tự do phải ký kết các hợp đồng xác định mối quan hệ công việc của họ, điều này giúp làm rõ trách nhiệm đối với an sinh xã hội. Những người làm nghề tự do cũng có thể tự soạn thảo hợp đồng của riêng mình và trình lên Cơ quan Thuế để phê duyệt nhằm tránh các nghĩa vụ thuế tiềm ẩn.
Bảo hiểm và lương hưu cho ZZP’ers
Chúng tôi khuyến nghị quý khách nên mua bảo hiểm mất khả năng lao động để bảo vệ bản thân trước các rủi ro liên quan đến bệnh tật, chấn thương hoặc thất nghiệp. Ngoài ra, những người làm nghề tự do tự chịu trách nhiệm về việc tích lũy lương hưu của mình và có thể chọn từ nhiều lựa chọn khác nhau trong hệ thống lương hưu của Hà Lan, bao gồm các kế hoạch tập thể và cá nhân.
Kế hoạch kinh doanh và các khía cạnh khác
Để làm việc tự do (freelance) thành công, quý khách cần có một kế hoạch kinh doanh thấu đáo, chiến lược quảng bá hiệu quả và không ngừng mở rộng mạng lưới quan hệ. Việc thông thạo tiếng Hà Lan cũng có thể giúp quý khách tương tác dễ dàng hơn với Cơ quan Thuế (Belastingdienst) và Phòng Thương mại (KvK), đồng thời mở rộng tệp khách hàng của mình.
Kết luận
Làm việc tự do tại Hà Lan là một con đường thú vị dẫn đến sự tự do chuyên nghiệp, nhưng đòi hỏi sự lập kế hoạch cẩn thận và quản lý hành chính tỉ mỉ. Bằng cách tuân thủ các khuyến nghị liên quan đến giấy phép, đăng ký, thuế, quan hệ khách hàng và lập kế hoạch dài hạn, những người làm việc tự do có thể xây dựng một sự nghiệp thành công trong môi trường kinh doanh thuận lợi. Việc thực hiện các nghĩa vụ này với một phương pháp tiếp cận chu đáo sẽ giúp quý khách xây dựng và duy trì các dự án của mình, từ đó đóng góp vào nền kinh tế Hà Lan.
Các câu hỏi thường gặp
ZZP’er là gì và khác gì so với một doanh nhân thông thường?
ZZP’er (Zelfstandige Zonder Personeel - Người tự doanh không có nhân viên) là một doanh nhân cá nhân không có nhân viên dưới quyền. Khác với các chủ doanh nghiệp có thuê nhân sự, ZZP’er làm việc độc lập và chịu toàn bộ trách nhiệm về doanh nghiệp cũng như thu nhập của mình.
Làm thế nào để đăng ký làm ZZP’er tại Hà Lan?
Việc đăng ký được thực hiện thông qua Phòng Thương mại (KvK). Để thực hiện, quý khách cần cung cấp thông tin cá nhân, địa chỉ kinh doanh, mô tả hoạt động kinh doanh và thanh toán phí đăng ký.
Người làm việc tự do tại Hà Lan có phải nộp thuế không?
Có, một ZZP’er có nghĩa vụ nộp thuế thu nhập và trong hầu hết các trường hợp là thuế giá trị gia tăng (btw). Người làm việc tự do cũng có thể được hưởng các khoản khấu trừ thuế, chẳng hạn như khoản khấu trừ cho người tự doanh (zelfstandigenaftrek).
Cần những giấy tờ gì để đăng ký làm ZZP’er?
Để đăng ký, quý khách cần có:
Hộ chiếu hoặc giấy phép cư trú hợp lệ
Số BSN (số định danh cá nhân)
Địa chỉ đăng ký kinh doanh (có thể là địa chỉ nhà riêng)
Mô tả các hoạt động kinh doanh
Người làm việc tự do có cần mở tài khoản ngân hàng riêng không?
Về mặt hình thức, điều này không bắt buộc, nhưng chúng tôi khuyến nghị quý khách nên có một tài khoản doanh nghiệp để thuận tiện cho việc quản lý tài chính và đơn giản hóa các thủ tục quyết toán với Cơ quan Thuế (Belastingdienst).
Tôi có thể chấm dứt đăng ký ZZP nếu không còn nhu cầu làm việc nữa không?
Có, đăng ký ZZP có thể được chấm dứt thông qua KvK bằng cách nộp yêu cầu hủy đăng ký. Quý khách cũng cần thông báo cho Cơ quan Thuế (Belastingdienst) và hoàn tất các thủ tục quyết toán thuế.
