Obowiązki wynikające z zasady „poznaj swojego klienta” (KYC)

Jako holenderska kancelaria adwokacka i organizacja doradztwa podatkowego, Hodak jest prawnie zobowiązana do przestrzegania holenderskich i europejskich przepisów w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i zwalczania oszustw. Oznacza to, że kancelaria musi zweryfikować tożsamość klientów przed nawiązaniem relacji biznesowej i zaoferowaniem usług.

Poniżej znajduje się zestawienie zazwyczaj wymaganych danych oraz sposób, w jaki mają one zostać przekazane do Hodak. Jeśli potrzebują Państwo dalszej pomocy w tym zakresie, kancelaria chętnie Państwu pomoże.

Identyfikacja

Hodak wymaga oryginalnego dokumentu poświadczonego notarialnie, który potwierdza Państwa imię, nazwisko oraz adres. Skanowane kopie nie są wystarczające. W przypadku osobistej wizyty w kancelarii pracownicy mogą zweryfikować Państwa tożsamość i samodzielnie sporządzić kopię na potrzeby administracji.

W celu zweryfikowania Państwa tożsamości Hodak wymaga jednego z następujących dokumentów:

• Paszport
• Karta tożsamości

Dokumenty te muszą być notarialnie poświadczone, a w przypadku dokumentów zagranicznych opatrzone apostille.

Weryfikacja adresu

W celu potwierdzenia Państwa adresu Hodak prosi o przedstawienie jednego z poniższych oryginalnych dokumentów lub notarialnie poświadczonych kopii, które nie są starsze niż 3 miesiące:

• Oficjalne zaświadczenie o zamieszkiwaniu
• Należny rachunek za energię lub telefon
• Lokalne wezwanie/ustalenie podatkowe
• Wyciąg bankowy
• Referencja

W wielu sytuacjach Hodak wymaga pisemnej referencji od profesjonalnego usługodawcy, który zna Państwa od co najmniej roku (takiego jak notariusz, adwokat lub księgowy), w którym potwierdza się, że są Państwo osobami godnymi zaufania i nie ma podstaw do podejrzeń, że będą Państwo zaangażowani w nielegalną działalność, taką jak handel narkotykami, zorganizowana przestępczość lub terroryzm.

Kontekst biznesowy

Aby spełnić wymogi prawne, Hodak często musi zweryfikować Państwa obecne tło biznesowe. Należy to udokumentować za pomocą:

• Opis działalności
• Aktualny odpis z rejestru handlowego
• Broszury firmowe i strona internetowa
• Sprawozdania roczne
• Informacje prasowe
• Powołania członków zarządu

Informacje te muszą wykazywać, w jaki sposób powstało Państwa przedsiębiorstwo lub fundacja.

• Informacje dodatkowe (jeżeli w sprawie zaangażowany jest podmiot gospodarczy)

W zależności od rodzaju usług świadczonych przez Hodak, kancelaria może poprosić o dodatkowe informacje.