Ken-Your-Customer-(KYC)-Pflichten

Als niederländische Anwaltskanzlei und Steuerberatungsgesellschaft ist Hodak gesetzlich verpflichtet, die niederländischen und europäischen Vorschriften zur Verhinderung von Geldwäsche und zur Betrugsbekämpfung einzuhalten. Dies erfordert, dass die Kanzlei die Identität der Mandanten überprüft, bevor eine Geschäftsbeziehung eingegangen und Dienstleistungen angeboten werden können.

Nachfolgend finden Sie einen Überblick über die meist erforderlichen Daten und die Art und Weise, wie diese Hodak zur Verfügung gestellt werden müssen. Sollten Sie hierbei weitere Hilfe benötigen, steht Ihnen die Kanzlei gerne zur Seite.

Identifizierung

Hodak benötigt ein originales, notariell beglaubigtes Dokument, das Ihren Namen und Ihre Anschrift bestätigt. Eingescannte Kopien sind nicht ausreichend. Wenn Sie die Kanzlei persönlich besuchen, kann die Kanzlei Ihre Identität überprüfen und selbst eine Kopie für die Unterlagen anfertigen.

Um Ihre Identität zu überprüfen, benötigt Hodak eines der folgenden Dokumente:

• Einen Reisepass
• Einen Personalausweis

Diese Dokumente müssen notariell beglaubigt sein und bei ausländischen Dokumenten mit einer Apostille versehen sein.

Adressverifizierung

Um Ihre Adresse zu bestätigen, bittet Hodak um eines der folgenden Originaldokumente oder notariell beglaubigten Kopien, die nicht älter als 3 Monate sind:

• Eine offizielle Wohnsitzbescheinigung
• Eine aktuelle Strom- oder Telefonrechnung
• Ein lokaler Steuerbescheid
• Ein Kontoauszug
• Eine Referenz

In vielen Situationen verlangt Hodak eine schriftliche Referenz eines professionellen Dienstleisters, den Sie seit mindestens einem Jahr kennen (wie etwa einen Notar, Rechtsanwalt oder Steuerberater), in der bestätigt wird, dass Sie eine vertrauenswürdige Person sind, von der nicht zu erwarten ist, dass sie in illegale Aktivitäten wie Drogenhandel, organisierte Kriminalität oder Terrorismus verwickelt ist.

Geschäftlicher Kontext

Um die Verpflichtungen zu erfüllen, muss Hodak häufig Ihren aktuellen geschäftlichen Hintergrund überprüfen. Dies ist durch folgende Unterlagen zu belegen:

• Unternehmensbeschreibung
• Aktueller Auszug aus dem Handelsregister (KvK)
• Unternehmensbroschüren und Website
• Jahresberichte
• Pressemitteilungen
• Bestellungen von Führungskräften

Diese Informationen müssen belegen, wie Ihr Unternehmen oder Ihre Stiftung zustande gekommen ist.

• Zusätzliche Informationen (falls eine Geschäftseinheit beteiligt ist)

Je nach Art der Dienstleistung, die Sie bei Hodak in Anspruch nehmen, kann die Kanzlei zusätzliche Informationen anfordern.