Kanzleibeschwerdeordnung

Hodak Legal legt großen Wert auf die Zufriedenheit ihrer Mandanten. Die Kanzlei wird alles daransetzen, Sie bestmöglich zu bedienen. Dennoch kann es vorkommen, dass Sie mit einem bestimmten Aspekt unserer Dienstleistung unzufrieden sind. Nachfolgend ist beschrieben, was Sie in einem solchen Fall tun können.

Wenn Sie mit dem Zustandekommen und der Durchführung eines Auftragsverhältnisses, der Qualität unserer Dienstleistungen oder der Höhe der Abrechnung unzufrieden sind, bitten wir Sie, Ihre Einwände zunächst Ihrem eigenen Anwalt vorzulegen. Sie können sich hierfür jedoch auch an Herrn Tom Meevis unter der E-Mail-Adresse tom.meevis@lawandmore.nl wenden. Unsere Kanzlei bearbeitet eine Beschwerde im Rahmen eines Verfahrens, das in unserer Kanzleibeschwerderegelung beschrieben ist. Sie finden unsere Kanzleibeschwerderegelung auf unserer Website.

Hodak wird in Absprache mit Ihnen versuchen, so schnell wie möglich eine Lösung für das entstandene Problem zu finden. Diese Lösung wird Ihnen stets schriftlich bestätigt. Innerhalb von vier Wochen können Sie mit unserer schriftlichen Reaktion auf Ihre Beschwerde rechnen. Sollte die Kanzlei ausnahmsweise von dieser Frist abweichen müssen, werden Sie rechtzeitig darüber informiert, unter Angabe des Grundes und der Frist, innerhalb derer Sie eine Antwort von uns erhalten können.

Wenn Sie eine Beschwerde haben und diese der Kanzlei mitteilen, weiß Hodak dies sehr zu schätzen. Sie können davon ausgehen, dass Hodak alle berechtigten Beschwerden in die Überprüfung der Kanzlei einbezieht und sein Möglichstes tun wird, um eine mögliche Wiederholung zu vermeiden.

Artikel 1 Begriffsbestimmungen

In dieser Beschwerdeordnung der Kanzlei wird unter den folgenden Begriffen verstanden:

• Beschwerde: jede schriftliche Äußerung des Unmuts durch oder im Namen des Mandanten gegenüber dem Rechtsanwalt oder den unter dessen Verantwortung tätigen Personen bezüglich des Zustandekommens und der Ausführung eines Auftragsvertrags, der Qualität der Dienstleistung oder der Höhe des Honorars, sofern es sich nicht um eine Beschwerde im Sinne von Paragraph 4 des Advocatenwet (niederländisches Anwaltsgesetz) handelt;
• Beschwerdeführer: der Mandant oder dessen Vertreter, der eine Beschwerde erhebt;
• Beschwerdebeauftragter: der mit der Bearbeitung der Beschwerde betraute Rechtsanwalt;

Artikel 2 Anwendungsbereich

1. Diese Kanzlei-Beschwerderegelung gilt für jeden Auftragsvertrag zwischen Hodak Legal B.V. und dem Mandanten.
2. Der Rechtsanwalt gewährleistet die Bearbeitung von Beschwerden gemäß der Beschwerderegelung der Kanzlei.

Artikel 3 Zielsetzungen

Diese Kanzlei-Beschwerderegelung hat zum Ziel:

1. ein Verfahren festzulegen, um Beschwerden von Mandanten innerhalb einer angemessenen Frist auf konstruktive Weise zu bearbeiten;
2. ein Verfahren festzulegen, um die Ursachen von Mandantenbeschwerden zu ermitteln;
3. bestehende Beziehungen durch eine gute Beschwerdebearbeitung zu erhalten und zu verbessern;
4. Mitarbeiter darin zu schulen, kundenorientiert auf Beschwerden zu reagieren;
5. die Qualität der Dienstleistung mithilfe von Beschwerdebearbeitung und Beschwerdeanalyse zu verbessern.

Artikel 4 Informationen bei Beginn der Dienstleistung

1. Diese Kanzleibeschwerderegelung ist öffentlich zugänglich. Der Rechtsanwalt weist den Mandanten vor Abschluss des Auftragsvertrags darauf hin, dass die Kanzlei eine Kanzleibeschwerderegelung anwendet und dass diese für die Dienstleistung gilt.
2. Der Rechtsanwalt hat in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen festgelegt, bei welcher unabhängigen Partei oder Instanz eine Beschwerde, die nach der Bearbeitung nicht gelöst wurde, zur Erlangung einer verbindlichen Entscheidung vorgelegt werden kann, und hat dies bei der Auftragsbestätigung mitgeteilt.
3. Beschwerden im Sinne von Artikel 1 dieser Kanzlei-Beschwerderegelung, die nach der Bearbeitung nicht gelöst wurden, werden dem zuständigen Gericht vorgelegt.

Artikel 5 Internes Beschwerdeverfahren

1. Wenn ein Mandant mit einer Beschwerde an die Kanzlei herantritt, wird die Beschwerde an mr. Tom Meevis weitergeleitet, der damit als Beschwerdebeauftragter fungiert.
2. Der Beschwerdebeauftragte setzt die Person, gegen die sich die Beschwerde richtet, über die Einreichung der Beschwerde in Kenntnis und gibt dem Beschwerdeführer sowie der Person, gegen die sich die Beschwerde richtet, die Gelegenheit, eine Erläuterung zur Beschwerde abzugeben.
3. Die Person, gegen die sich die Beschwerde richtet, versucht gemeinsam mit dem Mandanten zu einer Lösung zu gelangen, gegebenenfalls unter Vermittlung des Beschwerdebeauftragten.
4. Der Beschwerdebeauftragte bearbeitet die Beschwerde innerhalb von vier Wochen nach Eingang der Beschwerde oder teilt dem Beschwerdeführer unter Angabe von Gründen mit, dass von dieser Frist abgewichen wird, wobei er die Frist angibt, innerhalb derer eine Entscheidung über die Beschwerde getroffen wird.
5. Der Beschwerdebeauftragte informiert den Beschwerdeführer sowie die Person, gegen die sich die Beschwerde richtet, schriftlich über die Beurteilung der Begründetheit der Beschwerde, gegebenenfalls einschließlich Empfehlungen.
6. Wenn die Beschwerde zu Ihrer Zufriedenheit bearbeitet wurde, unterzeichnen der Beschwerdeführer, der Beschwerdebeauftragte und die Person, gegen die sich die Beschwerde richtet, die Beurteilung über die Begründetheit der Beschwerde.

Artikel 6 Vertraulichkeit und kostenlose Beschwerdebearbeitung

1. Der Beschwerdebeauftragte und die Person, über die eine Beschwerde erhoben wird, wahren bei der Bearbeitung der Beschwerde die Vertraulichkeit.
2. Dem Beschwerdeführer entstehen keine Kosten für die Bearbeitung der Beschwerde.

Artikel 7 Verantwortlichkeiten

1. Der Beschwerdebeauftragte ist für die fristgerechte Bearbeitung der Beschwerde verantwortlich.
2. Die Person, gegen die sich die Beschwerde richtet, hält den Beschwerdebeauftragten über etwaigen Kontakt und eine mögliche Lösung auf dem Laufenden.
3. Der Beschwerdebeauftragte hält den Beschwerdeführer über die Bearbeitung der Beschwerde auf dem Laufenden.
4. Der Beschwerdebeauftragte führt die Beschwerdeakte.

Artikel 8 Beschwerdeerfassung

1. Der Beschwerdebeauftragte registriert die Beschwerde unter Angabe des Beschwerdegegenstands.
2. Eine Beschwerde kann in mehrere Kategorien unterteilt werden.
3. Der Beschwerdebeauftragte erstattet regelmäßig Bericht über die Bearbeitung der Beschwerden und spricht Empfehlungen zur Vermeidung neuer Beschwerden sowie zur Verbesserung von Verfahren aus.
4. Mindestens einmal jährlich werden die Berichte und Empfehlungen in der Kanzlei besprochen und zur Beschlussfassung vorgelegt.