საოფისე საჩივრების რეგლამენტი

Hodak Legal დიდ მნიშვნელობას ანიჭებს თავისი კლიენტების კმაყოფილებას. ფირმა ყველაფერს გააკეთებს იმისათვის, რომ მოგემსახუროთ საუკეთესოდ. მიუხედავად ამისა, შესაძლოა შეგემჩნიოთ უკმაყოფილება ჩვენი მომსახურების რომელიმე ასპექტით. ქვემოთ აღწერილია, თუ რა შეგიძლიათ გააკეთოთ ასეთ შემთხვევაში.

თუ უკმაყოფილო ხართ დავალების ხელშეკრულების დადებითა და შესრულებით, ჩვენი მომსახურების ხარისხით ან ანგარიშფაქტურის ოდენობით, გთხოვთ, თქვენი პრეტენზიები ჯერ თქვენს ადვოკატს წარუდგინოთ. ამასთან დაკავშირებით, ასევე შეგიძლიათ მიმართოთ ბატონ Tom Meevis-ს ელექტრონული ფოსტის მისამართზე: tom.meevis@lawandmore.nl. ჩვენი ფირმა საჩივარს განიხილავს პროცედურის შესაბამისად, რომელიც აღწერილია ჩვენს საოფისე საჩივრების რეგლამენტში. ჩვენი საოფისე საჩივრების რეგლამენტი შეგიძლიათ იხილოთ ჩვენს ვებგვერდზე.

Hodak თქვენთან კონსულტაციით შეეცდება რაც შეიძლება სწრაფად მოიძიოს წარმოშობილი პრობლემის გადაწყვეტა. ეს გადაწყვეტა ყოველთვის წერილობით დადასტურდება. თქვენ ოთხი კვირის განმავლობაში შეძლებთ ელოდოთ ჩვენს წერილობით პასუხს თქვენს საჩივარზე. იმ შემთხვევაში, თუ საოფისო გარემოებები ამის გარეშე ამ ვადის გაგრძელებას მოითხოვს და ოფისი უნებლიედ გადაცდება ამ ვადას, თქვენ დროულად შეგატყობინებთ ამის შესახებ, მიზეზთან ერთად და იმ ვადით, რომლის განმავლობაშიც შეგიძლიათ ელოდოთ ჩვენგან პასუხს.

თუ თქვენ გაქვთ საჩივარი და ამის შესახებ ფირმას აცნობებთ, Hodak ამას ძალიან აფასებს. შეგიძლიათ დარწმუნებული იყოთ, რომ Hodak გაითვალისწინებს ყველა საფუძვლიან საჩივარს ფირმის შეფასებისას და ყველაფერს გააკეთებს იმისათვის, რომ თავიდან აიცილოს შესაძლო განმეორება.

მუხლი 1 ტერმინთა განმარტება

ამ საოფისე საჩივრების რეგლამენტში ტერმინები ნიშნავს:

• საჩივარი: კლიენტის ან მისი სახელით წარმოდგენილი ნებისმიერი წერილობითი უკმაყოფილება ადვოკატის ან მის პასუხისმგებლობის ქვეშ მომუშავე პირების მიმართ, რომელიც ეხება დავალების ხელშეკრულების დადებასა და შესრულებას, მომსახურების ხარისხს ან დეკლარაციის/ანგარიშფაქტურის ოდენობას, გარდა ადვოკატთა კანონის (Advocatenwet) მე-4 პარაგრაფით გათვალისწინებული საჩივრისა;
• მომჩივანი: კლიენტი ან მისი წარმომადგენელი, რომელიც აცხადებს საჩივარს;
• საჩივრების განმხილველი პირი: ადვოკატი, რომელიც პასუხისმგებელია საჩივრის განხილვაზე;

მუხლი 2 გამოყენების ფარგლები

1. ეს საოფისე საჩივრების რეგლამენტი ვრცელდება Hodak Legal B.V.-სა და კლიენტს შორის დადებულ ნებისმიერ დავალების ხელშეკრულებაზე.
2. ადვოკატი უზრუნველყოფს საჩივრების დამუშავებას საოფისე საჩივრების დარეგულირების რეგლამენტის შესაბამისად.

მუხლი 3 მიზნები

წინამდებარე საოფისე საჩივრების რეგლამენტის მიზანია:

1. კლიენტთა საჩივრების გონივრულ ვადაში და კონსტრუქციული გზით განხილვის პროცედურის დადგენა;
2. კლიენტთა საჩივრების გამომწვევი მიზეზების დადგენის პროცედურის განსაზღვრა;
3. საჩივრების სათანადო განხილვის გზით არსებული ურთიერთობების შენარჩუნება და გაუმჯობესება;
4. თანამშრომელთა გადამზადება საჩივრებზე კლიენტზე ორიენტირებული რეაგირების კუთხით;
5. მომსახურების ხარისხის გაუმჯობესება საჩივრების განხილვისა და ანალიზის მეშვეობით.

მუხლი 4 ინფორმაცია მომსახურების დაწყებისას

1. წინამდებარე საოფისე საჩივრების რეგლამენტი საჯაროა. ადვოკატი დავალების შესახებ ხელშეკრულების გაფორმებამდე კლიენტს მიუთითებს, რომ ოფისი იყენებს საოფისე საჩივრების რეგლამენტს და რომ იგი ვრცელდება გაწეულ მომსახურებაზე.
2. ადვოკატმა ზოგად პირობებში მიუთითა, თუ რომელ დამოუკიდებელ მხარეს ან ორგანოს შეიძლება წარედგინოს საჩივარი, რომელიც განხილვის შემდეგ არ არის მოგვარებული, რათა მიღებულ იქნეს სავალდებულო გადაწყვეტილება, და ეს ინფორმაცია ასახა დავალების დადასტურებაში.
3. საჩივრები, რომლებიც გათვალისწინებულია წინამდებარე საოფისე საჩივრების რეგლამენტის 1-ლი მუხლით და რომლებიც განხილვის შემდეგ არ იქნა გადაწყვეტილი, წარედგინება სასამართლოს.

მუხლი 5 შიდა საჩივრების პროცედურა

1. თუ კლიენტი ოფისს საჩივრით მიმართავს, საჩივარი გადაეცემა mr. Tom Meevis-ს, რომელიც მოქმედებს როგორც საჩივრების განმხილველი პირი.
2. საჩივრების განმხილველი პირი აცნობებს იმ პირს, რომლის წინააღმდეგაც შეტანილია საჩივარი, საჩივრის წარდგენის შესახებ და უზრუნველყოფს, რომ საჩივრის ავტორს და იმ პირს, რომლის წინააღმდეგაც არის შეტანილი საჩივარი, მიეცეთ შესაძლებლობა საჩივართან დაკავშირებით განმარტებები გააკეთონ.
3. პირი, რომლის წინააღმდეგაც არის შეტანილი საჩივარი, ცდილობს კლიენტთან ერთად მიაღწიოს გადაწყვეტას, საჩივრების განხილვის ფუნქციის/საჩივრების ოფიცრის ჩარევით ან მის გარეშე.
4. საჩივრების განმხილველი პირი საჩივარს განიხილავს მისი მიღებიდან ოთხი კვირის განმავლობაში, ან მიზეზების მითითებით აცნობებს საჩივრის ავტორს ამ ვადის გადაცილების შესახებ და მიუთითებს იმ ვადას, რომლის განმავლობაშიც გაიცემა გადაწყვეტილება საჩივართან დაკავშირებით.
5. საჩივრების განმხილველი პირი წერილობით აცნობებს საჩივრის ავტორს და იმ პირს, ვის წინააღმდეგაც არის შეტანილი საჩივარი, საჩივრის საფუძვლიანობის შესახებ მიღებული გადაწყვეტილების თაობაზე, რეკომენდაციებთან ერთად ან მათ გარეშე.
6. თუ საჩივარი დამაკმაყოფილებლად იქნა განხილული, საჩივრის ავტორი, საჩივრების განმხილველი პირი და ის პირი, რომლის წინააღმდეგაც იყო შეტანილი საჩივარი, ხელს აწერენ საჩივრის საფუძვლიანობის შესახებ გადაწყვეტილებას.

მუხლი 6 კონფიდენციალურობა და საჩივრების უფასო განხილვა

1. საჩივრების განმხილველი პირი და ის პირი, ვის წინააღმდეგაც არის შეტანილი საჩივარი, საჩივრის განხილვისას იცავენ კონფიდენციალურობას.
2. საჩივრის ავტორი არ არის ვალდებული გადაიხადოს საჩივრის განხილვის საფასური.

მუხლი 7 პასუხისმგებლობები

1. საჩივრების განმხილველი პირი პასუხისმგებელია საჩივრის დროულად დამუშავებაზე.
2. პირი, რომლის წინააღმდეგაც არის საჩივარი შეტანილი, საჩივრების ოფიცერს აწვდის ინფორმაციას ნებისმიერი კონტაქტისა და შესაძლო გადაწყვეტის შესახებ.
3. საჩივრების განმხილველი პირი საჩივრის ავტორს აწვდის ინფორმაციას საჩივრის განხილვის მიმდინარეობის შესახებ.
4. საჩივრების განხილვის ოფიცერი აწარმოებს საჩივრის დოკუმენტაციას.

მუხლი 8 საჩივრის რეგისტრაცია

1. საჩივრების განხილვის ოფიცერი ახდენს საჩივრის რეგისტრაციას საჩივრის საგანთან ერთად.
2. საჩივარი შესაძლოა კლასიფიცირდეს რამდენიმე თემად.
3. საჩივრების განხილვის ოფიცერი პერიოდულად წარადგენს ანგარიშს საჩივრების განხილვის შესახებ და გასცემს რეკომენდაციებს ახალი საჩივრების თავიდან აცილებისა და პროცედურების გაუმჯობესების მიზნით.
4. წელიწადში მინიმუმ ერთხელ ანგარიშები და რეკომენდაციები განიხილება ოფისში და წარედგინება გადაწყვეტილების მიღებისთვის.