Kantoarklachtenregeling

Hodak Legal hechtet grutte wearde oan de tefredenheid fan har kliïnten. It kantoar sil der alles oan dwaan om jo sa goed mooglik fan tsjinst te wêzen. Dochs kin it foarkomme dat jo ûntefreden binne oer in bepaald aspekt fan ús tsjinstferliening. Hjirûnder stiet beskreaun wat jo dan dwaan kinne.

Wannear't jo ûntefreden binne oer de tastânkomming en de útfiering fan in oerienkomst fan opdracht, de kwaliteit fan ús tsjinstferliening of oer de hichte fan de declaratie, fersykje wy jo jo beswieren earst foar te lizzen oan jo eigen advokaat. Jo kinne jo dêrfoar lykwols ek wenden ta mr. Tom Meevis fia it e-mailadres tom.meevis@lawandmore.nl. Us kantoar behannelet in klacht neffens in proseduere, dy't beskreaun stiet yn ús kantoarklachteregeling. Jo kinne ús kantoarklachteregeling fine op ús webside.

Hodak sil yn oerlis mei jo sa gau mooglik in oplossing foar it ûntstiene probleem besykje te finen. Dizze oplossing sil altyd skriftlik oan jo befêstige wurde. Binnen fjouwer wiken kinne jo ús skriftlike reaksje op jo klacht temjitte sjen. Mocht it kantoar ûnferwachts fan dizze termyn ôfwike moatte, dan sille jo dêrfan op 'e tiid op 'e hichte steld wurde, mei fermelding fan de reden en de termyn wêrbinnen jo in reaksje fan ús ferwachtsje kinne.

Yndie jo in klacht hawwe en dat oan it kantoar litte witte, wurdearret Hodak dat tige. Jo kinne der wis fan wêze dat Hodak alle gegrûne klachten meinimt yn de evaluaasje fan it kantoar en uterste bêst dwaan sil om in mooglike werhelling te foarkommen.

Artikel 1 begripsbepalingen

Yn dizze kantoarklachtregeling wurdt ferstien ûnder:

• klacht: eltse skriftlike utering fan ûnnoegen fan of út namme fan de kliïnt tsjin de advokaat of de ûnder de ferantwurdlikens fan de advokaat wurksume persoanen oer it ta stânkommen en de útfiering fan in oerienkomst fan opdracht, de kwaliteit fan de tsjinstferliening of de hichte fan de deklaraasje, net synde in klacht as bedoeld yn paragraaf 4 fan de Advocatenwet;
• klager: de kliïnt of syn fertsjintwurdiger dy't in klacht kenber makket;
• klachtenfunksjonaris: de advokaat dy't belêste is mei de ôfhanneling fan de klacht;

Artikel 2 tapassingsberik

1. Dizze kantoarklachteregeling is fan tapassing op eltse oerienkomst fan opdracht tusken Hodak Legal B.V. en de kliïnt.
2. De advokaat draacht soarch foar it behanneljen fan klachten neffens de kantoarklachtenregeling.

Artikel 3 doelstellingen

Dizze kantoorklachteregeling hat as doel:

1. it fêstlizzen fan in proseduere om klachten fan kliïnten binnen in ridlike termyn op in konstruktive wize te behanneljen;
2. it fêstlizzen fan in proseduere om de oarsaken fan klachten fan kliïnten fêst te stellen;
3. behâld en ferbettering fan besteande relaasjes troch middel fan goede klachtbehanneling;
4. meiwurkers te trainen yn kliïnt-rjochte reagearjen op klachten;
5. ferbettering fan de kwaliteit fan de tsjinstferliening mei help fan klachtbehanneling en klachtanalyze.

Artikel 4 ynformaasje by oanfang fan tsjinstferliening

1. Dizze kantoarklachteregeling is iepenbier makke. De advokaat wiist de kliïnt foar it oangean fan de oerienkomst fan opdracht derop dat it kantoar in kantoarklachteregeling hantearret en dat dizze fan tapassing is op de tsjinstferliening.
2. De advokaat hat fia de algemiene betingsten opnommen by hokker ûnôfhinklike partij of ynstânsje in klacht dy't nei behanneling net oplost is foarlein wurde kin foar it krijen fan in binende útspraak en hat dit yn de opdrachtbefêstiging kenber makke.
3. Klachten as bedoeld yn artikel 1 fan dizze kantoorklachteregeling dy't nei behanneling net oplost binne, wurde foarlein oan de rjochtbank.

Artikel 5 ynterne klachtproseduere

1. As in kliïnt it kantoar benaderet mei in klacht, dan wurdt de klacht trochstjoerd nei mr. Tom Meevis, dy't dêrmei optreedt as klachtenfunksjonaris.
2. De klachtfunksjonaris stelt dejinge oer wa't klage is op 'e hichte fan it yntsjinjen fan de klacht en stelt de klager en dejinge oer wa't klage is yn 'e gelegenheid in taljochting te jaan op de klacht.
3. Dejinge dêr't oer klage is, besiket tegearre mei de kliïnt ta in oplossing te kommen, al dan net nei tuskenkomst fan de klachtfunksjonaris.
4. De klachtenfunksjonaris behannelet de klacht binnen fjouwer wiken nei ûntfangst fan de klacht of docht mei opjefte fan redenen meidieling oan de klager oer de ôfwiking fan dizze termyn mei fermelding fan de termyn wêrbinnen wol in oardiel oer de klacht jûn wurdt.
5. De klachtfunksjonaris stelt de klager en dejinge oer wa't klage is skriftlik op 'e hichte fan it oardiel oer de gegrûndens fan de klacht, al dan net beselskippe fan oanbefellings.
6. As de klacht nei tefredenens behannele is, tekenje de klager, de klachtenfunksjonaris en dejinge dêr't oer klage dien is it oardiel oer de gegrûndens fan de klacht.

Artikel 6 geheimhâlding en kostleaze klachtbehanneling

1. De klachtenfunksjonaris en dejinge oer wa't klem is, nimme by de klachtafhandeling geheimhâlding yn acht.
2. De klager is gjin fergoeding ferskuldige foar de kosten fan de behanneling fan de klacht.

Artikel 7 ferantwurdlikheden

1. De klachtfunksjonaris is ferantwurdlik foar de tiidige behanneling fan de klacht.
2. Dy oer wa't klage is, hâldt de klachtfunksjonaris op 'e hichte oer eventueel kontakt en in mooglike oplossing.
3. De klachtfunksjonaris hâldt de klager op 'e hichte oer de behanneling fan de klacht.
4. De klachtenfunksjonaris hâldt it klachtedossier by.

Artikel 8 klachtregistraasje

1. De klachtefunksjonaris registrearret de klacht mei dêrby it ûnderwerp fan de klachte.
2. In klachte kin yn meardere ûnderwerpen yndield wurde.
3. Vpb (Vennootschapsbelesting yn Nederlân)
4. Minimaal ien kear yn it jier wurde de ferslaggen en de oanbefellings op it kantoar besprutsen en foar beslútfoarming foarlein.