사무소 불만 처리 규정

Hodak Legal은 고객의 만족을 매우 중요하게 생각합니다. 당 법무법인은 고객에게 최상의 서비스를 제공하기 위해 최선을 다할 것입니다. 그럼에도 불구하고 당사의 서비스 중 특정 부분에 대해 불만족하실 수 있습니다. 그러한 경우 취하실 수 있는 조치를 아래에 설명해 드립니다.

위임 계약의 성립 및 이행, 서비스 품질 또는 청구 금액에 대해 불만이 있으신 경우, 먼저 담당 변호사에게 이의를 제기해 주시기 바랍니다. 또한 tom.meevis@lawandmore.nl 이메일을 통해 mr. Tom Meevis에게 문의하실 수도 있습니다. 당 법무법인은 사무소 불만 처리 규정에 명시된 절차에 따라 불만을 처리합니다. 당사의 사무소 불만 처리 규정은 웹사이트에서 확인하실 수 있습니다.

Hodak은 귀하와 협의하여 발생한 문제에 대한 해결책을 최대한 신속하게 찾도록 노력할 것입니다. 이 해결책은 항상 서면으로 귀하께 확인해 드립니다. 귀하께서는 불만 제기 후 4주 이내에 서면 답변을 받으실 수 있습니다. 만약 불가피하게 이 기한을 지키지 못할 경우, 그 사유와 답변을 받으실 수 있는 기한을 명시하여 사전에 알려드릴 것입니다.

귀하께서 불만을 제기해 주시는 것을 Hodak은 매우 감사하게 생각합니다. Hodak은 모든 정당한 불만 사항을 사무소 평가에 반영하며, 향후 재발 방지를 위해 최선을 다할 것임을 약속드립니다.

제1조 용어의 정의

본 사무소 불만 처리 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같습니다:

• 불만: 위임 계약의 성립 및 이행, 서비스 품질 또는 청구 금액과 관련하여 고객 또는 고객을 대리하는 자가 변호사나 그 책임하에 있는 인력에게 제기하는 모든 서면상의 불만 사항을 의미하며, 네덜란드 변호사법(Advocatenwet) 제4장에 명시된 불만은 제외합니다.
• 불만 제기자: 불만을 제기하는 고객 또는 그 대리인을 의미합니다.
• 불만 처리 담당자: 불만 처리를 담당하는 변호사를 의미합니다.

제2조 적용 범위

1. 본 사무소 불만 처리 규정은 Hodak Legal B.V.와 고객 간의 모든 위임 계약에 적용됩니다.
2. 변호사는 사무소 불만 처리 규정에 따라 불만 처리를 수행합니다.

제3조 목적

본 사무소 불만 처리 규정의 목적은 다음과 같습니다:

1. 고객의 불만을 합리적인 기간 내에 건설적인 방식으로 처리하기 위한 절차를 확립하는 것;
2. 고객 불만의 원인을 파악하기 위한 절차를 확립하는 것;
3. 효과적인 불만 처리를 통해 기존 관계를 유지하고 개선하는 것;
4. 직원들이 고객 중심적으로 불만에 대응하도록 교육하는 것;
5. 불만 처리 및 불만 분석을 통해 서비스 품질을 개선하는 것.

제4조 서비스 개시 시 정보 제공

1. 본 사무소 불만 처리 규정은 공개되어 있습니다. 변호사는 수임 계약을 체결하기 전에 고객에게 본 사무소가 불만 처리 규정을 운영하고 있으며, 해당 규정이 서비스 제공에 적용됨을 고지합니다.
2. 변호사는 일반 거래 약관을 통해 처리 후에도 해결되지 않은 불만을 구속력 있는 판결을 받기 위해 제출할 수 있는 독립적인 기관이나 당사자를 명시하였으며, 이를 수임 확인서에 고지하였습니다.
3. 본 사무소 불만 처리 규정 제1조에 명시된 불만 중 처리 후에도 해결되지 않은 사항은 법원에 제출됩니다.

제5조 내부 불만 처리 절차

1. 고객이 불만을 제기할 경우, 해당 불만은 불만 처리 담당자로 지정된 mr. Tom Meevis에게 전달됩니다.
2. 불만 처리 담당자는 불만 대상자에게 불만 제기 사실을 알리고, 불만 제기자와 불만 대상자 모두에게 불만에 대한 설명을 할 기회를 제공합니다.
3. 불만 대상자는 불만 처리 담당자의 개입 여부와 관계없이 고객과 함께 해결책을 모색합니다.
4. 불만 처리 담당자는 불만 접수 후 4주 이내에 이를 처리합니다. 만약 이 기간을 준수할 수 없는 경우, 그 사유와 함께 최종 판단을 내릴 수 있는 기한을 불만 제기자에게 통보합니다.
5. 불만 처리 담당자는 불만 제기자와 불만 대상자에게 불만의 타당성에 대한 판단 결과를 서면으로 통보하며, 필요한 경우 권고 사항을 첨부합니다.
6. 불만이 만족스럽게 해결된 경우, 불만 제기자, 불만 처리 담당자 및 불만 대상자는 불만의 타당성에 대한 판단 결과에 서명합니다.

제6조 비밀 유지 및 무상 불만 처리

1. 불만 처리 담당자와 불만 대상자는 불만 처리 과정에서 비밀을 유지해야 합니다.
2. 불만 제기자는 불만 처리 비용에 대한 수수료를 지불할 의무가 없습니다.

제7조 책임

1. 불만 처리 담당자는 불만의 적시 처리에 대한 책임을 집니다.
2. 불만 대상자는 불만 처리 담당자에게 진행 상황 및 잠재적 해결책에 대해 지속적으로 보고합니다.
3. 불만 처리 담당자는 불만 제기자에게 불만 처리 진행 상황을 알립니다.
4. 불만 처리 담당자가 불만 사항 기록을 관리합니다.

제8조 불만 사항 등록

1. 불만 처리 담당자는 불만 사항의 주제와 함께 해당 내용을 등록합니다.
2. 하나의 불만 사항은 여러 주제로 분류될 수 있습니다.
3. 불만 처리 담당자는 불만 사항 처리 현황에 대해 정기적으로 보고하며, 향후 불만 사항 재발 방지 및 절차 개선을 위한 권고안을 제시합니다.
4. 최소 연 1회, 해당 보고서와 권고안을 사무소 내에서 논의하고 의사결정을 위해 제출합니다.